Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Categorieën van persoonsgegevens

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: zoals uw naam en de naam van uw B&B.
• Contactgegevens: zoals uw e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens van de B&B.
• Accountgegevens: zoals uw inloggegevens en accountinstellingen.
• Financiële gegevens: gegevens noodzakelijk voor de afhandeling van betalingen en abonnementen (zoals verwerkt via onze betalingsprovider).
• Gastgegevens: gegevens die u invoert of die uw gasten verstrekken in het kader van het gebruik van de diensten, zoals namen, verblijfsdata en contactgegevens.
• Communicatiegegevens: inhoud van berichten die u ons stuurt via e-mail of contactformulieren.

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

• Technische gegevens: zoals IP-adres, browsertype, apparaattype, taalvoorkeur en besturingssysteem.
• Gebruiksgegevens: informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt, inclusief logbestanden en diagnostische gegevens.
• Opslaggegevens: zie ons Cookie- en opslagbeleid voor details over lokaal opgeslagen gegevens.

2.3 Gegevens van gasten

Gasten van een B&B gebruiken de gastenapp via een persoonlijke link of via de QR-code in hun kamer. Voor de gegevens van gasten is de B&B-eigenaar de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker.

• Meldingen en beoordelingen: als een gast een probleem meldt of het verblijf beoordeelt, bewaren wij de kamer, het tijdstip, de tekst of het aantal sterren en, alleen als de gast die zelf invult, een naam. Dit geldt ook voor gasten die hun reservering niet hebben bevestigd: hun melding of beoordeling wordt niet aan een account gekoppeld. De B&B-eigenaar kan een melding ook per e-mail ontvangen.
• Gegevens op het toestel van de gast: de afgevinkte punten van de uitchecklijst, een eigen telling van gebruikte producten en of er al een beoordeling is verstuurd. Deze gegevens blijven op het toestel en worden niet naar ons verstuurd.

De grondslag hiervoor is het gerechtvaardigd belang van de B&B-eigenaar om meldingen af te handelen en feedback te ontvangen, en voor gasten met een reservering de uitvoering van de overeenkomst. Hiervoor is geen toestemming nodig. Wij koppelen aan een melding of beoordeling geen IP-adres of apparaatgegevens.

3. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

4. Hoe gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor doeleinden zoals, maar niet beperkt tot:

• Het leveren, onderhouden en verbeteren van onze diensten.
• Het verwerken van transacties en beheren van uw abonnement.
• Klantondersteuning en communicatie over onze diensten.
• Beveiliging van onze systemen en fraudepreventie.
• Het voldoen aan onze juridische en fiscale verplichtingen.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is.

Dienstverleners (Verwerkers)

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners om ons te ondersteunen, bijvoorbeeld op het gebied van:

• Betalingsverwerking (zoals Stripe).
• Hosting en infrastructuur.
• E-mail en communicatiediensten, zoals het versturen van een melding van een gast aan de B&B-eigenaar.
• Google Vertex AI (Google Cloud): Wanneer een B&B-eigenaar de AI-startassistent of het automatisch vertalen gebruikt, worden de B&B-beschrijving, de foto's of PDF van de informatiemap en de teksten van de modules verwerkt door Google Vertex AI in regio europa-west1 (België, EER). Wij bewaren deze invoer, ook foto's en PDF's, niet na de verwerking. De eigenaar geeft hiervoor expliciete toestemming voordat de AI start. Zie de Google Cloud verwerkersovereenkomst.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor administratieve gegevens).

Accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is. Na beëindiging van uw account kunnen wij bepaalde gegevens nog gedurende een beperkte periode bewaren voor afwikkeling of back-updoeleinden, of zolang als wettelijk vereist.

Gastgegevens bewaren wij namens de B&B-eigenaar zolang die ze in het account bewaart; ze worden verwijderd wanneer de eigenaar ze of het account verwijdert. Meldingen en beoordelingen van gasten verwijderen wij in elk geval automatisch 12 maanden nadat ze zijn verstuurd. Gegevens op het toestel van de gast verdwijnen 14 dagen nadat ze voor het laatst zijn gewijzigd, of eerder als de gast ze wist.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (SSL/TLS) en in opslag.
• Strikte toegangscontrole op basis van 'need-to-know' en sterke wachtwoordvereisten.
• Regelmatige beveiligingsupdates en patch management van onze servers en software.
• Automatische backups om dataverlies te voorkomen.
• Fysieke beveiliging van de servers door onze hostingprovider.

7.1 Procedure bij datalekken

Ondanks onze voorzorgsmaatregelen kan een beveiligingsincident nooit volledig worden uitgesloten. In het geval van een datalek hebben wij een interne procedure:

• Wij onderzoeken het incident direct om de impact te beperken en de oorzaak te achterhalen.
• Indien het lek een risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Indien er een hoog risico is voor de betrokkenen, informeren wij hen (u en/of uw gasten, indien van toepassing) ook rechtstreeks.

7.2 Geautomatiseerde besluitvorming

B&Buddy maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering) waaraan rechtsgevolgen voor u verbonden zijn of die u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

8. Wat zijn uw rechten?

Onder de AVG heeft u diverse rechten, waaronder:

• Recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit).
• Recht om uw toestemming in te trekken.

Uitoefenen van uw rechten: Neem contact met ons op via info@bbuddy.nl. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, op uw verzoek reageren.

Bent u gast van een B&B? Voor uw meldingen, beoordelingen en andere gastgegevens kunt u uw rechten uitoefenen bij de B&B-eigenaar. U kunt ook ons mailen; wij sturen uw verzoek dan door naar de eigenaar en helpen bij de uitvoering.

9. Cookies en tracking

Voor meer informatie over ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën verwijzen wij u naar ons Cookie- en opslagbeleid.

10. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien wij gegevens delen met partijen buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de AVG, zoals door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen om aan nieuwe wettelijke eisen of wijzigingen in onze diensten te voldoen. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.

12. Contact en klachten

Contact opnemen

Voor vragen of opmerkingen:

Klachten

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.