Op papier
Een ringband met showmappen op de kamer. Iedereen snapt hoe het werkt. Verandert er iets, dan print je die pagina opnieuw. Gasten zien hem pas als ze er zijn, en hij staat meestal alleen in het Nederlands.
Een welkomstmap voor je B&B of vakantiewoning
In een welkomstmap staat wat gasten tijdens hun verblijf moeten weten: hoe ze binnenkomen, de wifi, de huisregels en jouw tips voor in de buurt. Met een voorbeeld dat je kunt overnemen en aanpassen.
Voorbeeld van een welkomstmap
Dit is de welkomstmap van een verzonnen B&B in Doorn. Elke pagina kun je kopiëren en aanpassen voor je eigen B&B of vakantiewoning.
Welkom in De Lindehoeve
Fijn dat je er bent.
In deze map vind je wat je tijdens je verblijf nodig hebt.
Staat je vraag er niet in? Bel of app ons op 06 12 34 56 78. We wonen in het huis ernaast.
Groet, Anne en Pieter
Wat hoort er in een welkomstmap?
- Welkomstwoord
- Wie je bent en hoe gasten je bereiken.
- Aankomst en vertrek
- De tijden, waar de sleutel ligt en waar de auto kan staan.
- Wifi
- Netwerknaam en wachtwoord. Hier zoeken gasten meestal als eerste naar.
- Huisregels
- Kort, met een reden erbij als die niet vanzelf spreekt.
- Ontbijt en diensten
- De tijden, wat erbij zit en wat iets extra kost.
- Apparaten
- Uitleg bij de koffiemachine, de verwarming en alles wat niet voor zich spreekt.
- Tips in de buurt
- Je eigen adressen om te eten, te wandelen en heen te gaan als het regent.
- Noodgevallen
- 112, de huisarts en hoe gasten jou midden in de nacht bereiken.
- Vertrek
- Wat je van ze vraagt op de laatste ochtend.
Voor de huisregels is er een apart voorbeeld, in het Nederlands en het Engels.
Op papier, als pdf of digitaal
Als pdf
Die kun je vooraf mailen, dus gasten lezen hem onderweg al. Op een telefoon moet je wel inzoomen, en na een wijziging stuur je hem opnieuw.
Digitaal
Een webpagina die gasten op hun telefoon openen, bijvoorbeeld via een QR-code op de kamer. Je past hem aan wanneer je wilt en hij kan in meer talen. Dit is wat B&Buddy doet.
Meer over de digitale vorm lees je bij wat een digitale gastenmap is.
Tips voor je welkomstmap
Zet de wifi vooraan
Daar zoeken gasten het eerst naar, vaak nog met hun tas in de hand.
Schrijf kort
Wie de wifi zoekt, leest geen alinea over de geschiedenis van het huis. Bewaar dat voor een eigen pagina.
Kijk hem elk jaar na
Restaurants sluiten en openingstijden veranderen. Een tip die niet meer klopt, valt gasten meer op dan een tip die ontbreekt.
Denk aan buitenlandse gasten
Een Engelse versie helpt de meeste gasten. Krijg je veel gasten uit Duitsland, dan is een Duitse versie de moeite waard.
Je welkomstmap op de telefoon van je gasten
Met B&Buddy zet je deze informatie in een digitale gastenmap. Je gasten openen hem met de QR-code op de kamer.
De eerste maand is gratis. Je vult geen betaalgegevens in.